При первом запуске система производит начальное заполнение данных и обновление при необходимости. Каких-то специальных настроек после первого запуска не требуется, но рекомендуется для корректного продолжения работы добавить организацию, т.к. далее этот справочник будет участвовать в заполнении важных первоначальных данных.

Первый запуск после разворачивания конфигурации производится без пользователей, поэтому системный пользователь автоматически имеет полные права, следовательно, доступ ко всем подсистемам информационной базы и всем объектам, содержащимся в подсистемах.

В подсистеме «Администрирование» расположен справочник «Организации» (размещен в Доп. справочника, т.к. создание организаций как правило происходит на этапе первичной настройки).

В нём рекомендуется сразу создать новый элемент (основную организацию или несколько по необходимости). Элемент создается по кнопке «Создать», в нём заполняется наименование:

Для продолжения работы с программой по ролям и обеспечении дополнительной безопасности входа следующим шагом после первоначальной настройки программы необходимо создать пользователей.

Для создания пользователей (далее по тексте или «Пользователи» или «Сотрудники») используется справочник «Сотрудники», расположенный в подсистеме «Администрирование».

Создание нового элемента из списка аналогично созданию организации.

При заполнении в системе потребуется указать следующие данные:

Поля, выделенные красным, являются обязательными для заполнения, остальные поля заполняются при необходимости и являются вспомогательными.

После создания пользователя для его корректного доступа в систему необходимо нажать «Записать», чтобы сохранить основной элемент и перейти по гиперссылке «Права доступа» в верхней части формы.

Здесь производится настройка к группам доступа пользователя.

Если групп доступа по умолчанию не создано, рекомендуется их создать аналогично созданию элементов других справочников. В группах доступа определяется, какими ролями будет обладать каждый пользователь, включенный в группу.

Названия ролей в конфигурации напрямую соответствуют выполняемым функциям.

Подробнее работа по ролям описана в руководстве в пункте «Роли пользователей».

Добавление нового клиента производится аналогично ранее описанным справочникам, однако данный справочник имеет множество настроек. В данном пункте описаны основные настройки и их значение.

На текущей закладке вносятся основные значимые данные по клиенту: наименование, реквизиты юр лица, комментарии при необходимости.

На закладке «Договоры» будут выведены все договоры, заключенные с данными клиентом (подробнее 3.3).

На закладке «Контакты» указываются контактные лица клиента.

Закладка «Этран» позволяет вводить данные по реестрам, накладным, а также основную информацию для подключения к Этран.

Закладка «Команда» позволяет настроить список сотрудников, работающих с клиентом. Для каждого сотрудника назначается основной менеджер, юрист, посредник (опционально) и РОП (опционально). При замене или добавлении нового сотрудника по клиенту прошлая запись сохраняется в истории данных.

Учет поданных требований позволяет хранить информацию по отправлениям и прибытиям с комментариями специалистов.

Учет дел отображает дела, относящиеся к клиенту (подробнее 3.2).

Отчеты - список клиентских отчетов, относящихся к выбранному клиенту.

Учет дел — основной справочник информационной базы, позволяющий вести детальный учет по каждому делу.

Он обеспечивает централизованное хранение, систематизацию и ведение информации по юридическим делам, связанным с взысканиями с ОАО «РЖД». Он используется для регистрации всех ключевых данных по делу — от первичных параметров перевозки и суммы претензии до результатов рассмотрения дела в судах всех инстанций и итоговых сумм взыскания.
Справочник позволяет фиксировать сведения о клиенте, юристе, договоре, параметрах перевозки, размерах убытков, суммах и датах предъявления претензий и исков, ходе судебного процесса (предварительные заседания, решения, мотивировки, апелляции, кассации), результатах каждой инстанции, итоговой доле взыскания, а также дальнейших действиях по исполнительным листам и судебным расходам. В карточке дела отражается полный жизненный цикл — от подачи требований до получения вознаграждения.
Использование справочника обеспечивает прозрачность работы, повышает контроль над сроками, минимизирует риски пропусков процессуальных действий, облегчает анализ эффективности и формирование отчетности как по отдельным делам, так и по всему портфелю юридических процессов.

Часть реквизитов формы справочника представлена на скриншоте:

Настройка учёта по делу включает в себя:
Код, Вид дела, Юрист, Клиент, Договор, Вид договора, Менеджер, Тип перевозки, Период требований с, Период требований по, Сумма перевозки, Сумма претензии, Сумма пошлины, Оплата пошлины, Дата предъявления в ОАО РЖД, Дата подачи иска, Сумма иска, Виды процесса, Номер дела в суде, Дата принятия к производству, Судья, Дата отзыва на иск, Дата возражений на отзыв, Предварительное заседание, Дата судебного заседания, Дата резолютивного решения, Дата публикации решения, Дата заказа мотивировки, Мотивировка, Дата мотивированного решения, Дата публикации мотивировки, Сумма по решению, Дата обжалования в апелляции, Кто обжаловал в апелляции, Дата отзыва на АЖ, Дата апелляционного постановления, Результат апелляции, Дата обжалования в кассацию, Кто обжаловал в кассацию, Дата отзыва на КЖ, Дата кассационного постановления, Результат кассации, Итог процесса, Доля взыскания, Макс. срок подачи заявления на выдачу ИЛ, Дата подачи заявления на выдачу ИЛ, Дата выдачи листа, Дата получения листа на руки, Дата предъявления листа в банк, Дата получения полного вознаграждения, Сумма вознаграждения, Сумма вознаграждения по факту, Дата подачи заявления на взыскание судебных расходов, Взыскано судебных расходов, Дата оплаты судебных расходов.

Дополнительно справочник содержит таблицы:
Судебные заседания, двойное взыскание, отказы, комментарии, файлы, команда по делу.

Создание элемента справочника «Договоры» аналогично другим справочникам. Форма представлена:

Справочник «Договоры» предназначен для учета и хранения информации о договорах, на основании которых ведется работа по взысканиям с ОАО «РЖД» и контрагентов. Он обеспечивает централизованную фиксацию ключевых условий договора и позволяет использовать их при формировании юридических дел и расчетах вознаграждения.
В карточке договора отражаются основные параметры: организация, стороны договора, номер и дата подписания, наименование, вид договора, наличие оригинала, срок действия, установленный процент вознаграждения и дополнительные комментарии. Эти данные используются в дальнейшем при создании дел, контроле сроков действия договоров и автоматизации расчетов по договорным условиям.

В программе доступны также дополнительные справочники, регистры, обработки с настройками и прочие инструменты для упрощения ведения учета и заполнения вспомогательных данных.

Дополнительные отчеты и обработки (подсистема «Администрирование» — «Доп. справочники» — «Дополнительные отчеты и обработки») позволяют встраивать в систему, не меняя конфигурацию, дополнительные инструменты по работе с базой данных.

Сведения о процентах участников (подсистема «Администрирование» — «Доп. справочники» — «Сведения о процентах участников») позволяют вводить базовые значения для сотрудников, впоследствии автоматически подставляемые в табличные части справочника Учет дел для расчета вознаграждения сотрудников, работающих по делу.

Активные пользователи (подсистема «Администрирование» — «Сервис» — «Активные пользователи») отвечает за контроль сеансов пользователей для администраторов системы.

Удаление помеченных объектов — (подсистема «Администрирование» — «Сервис» — «Удаление помеченных объектов») позволяет аккуратно удалять объекты системы с дополнительным контролем использования ссылок во избежание нарушения целостности базы данных.

Уведомления (подсистемы «Менеджер», «Бухгалтер», «Юрист» — «Сервис») позволяет просматривать уведомления по контрагентам в разрезах договоров.

В текущем разделе руководства описаны основные используемые отчеты в конфигурации, а также приведен общий список отчетов. Некоторые из них не требуют подробного описания, т.к. настраиваются аналогично прочим и их структура полностью описывает перечень получаемых данных.

Основные настройки, доступные до формирования отчёта — организация и период.

При нажатии «Сформировать» пользователю отображается таблица, содержащая в себе информацию по распределению бюджета.

В колонках отчёта распределены суммы и проценты по каждому сотруднику, работающему с делами, попадающими в период отчёта по дама получения вознаграждения. По цветам в табличной части оплат выведены менеджеры, юристы, посредники и РОП.

До формирования отчеты в настройках указывается квартал, за который формируется отчет и сотрудник (юрист).

Итоговый отчет имеет следующую структуру:

До формирования отчеты в настройках указывается квартал, за который формируется отчет, год, клиент и договор выбранного клиента.

Итоговый отчет имеет следующую структуру:

Отчет имеет большое количество гибких настроек, применяемых для всех отчетов, для которых при открытии доступна форма «Настройки». На примере данного отчёта будут описаны возможности гибкой настройки параметров для администраторов системы и пользователей с иными правами доступа, для которых разрешен доступ к настройкам.

Шапка отчёта:

В данном случае для пользователя уже выведено большое количество настроек и все из них, отраженные в группе на желтом фоне являются гибко настраиваемыми. Настройка «Исключить из отчета дела с нарушениями контрольных сроков» в данном случае не доступна для изменений пользователями и всё, на что может повлиять пользователь — выбор включения или отключения данной настройки.

При переходе по кнопке настройки:

В текущей форме пользователь может гибко настраивать фильтры, поля, оформление и при необходимости менять структуру отчета. В поле «Отборы» для фильтров также доступны группировки (представлены на форме). Создание группировок объединяет установленные фильтры в группы, например, если требуется задать несколько зависимых друг от друга условий. Организация = Организация 1 ИЛИ Организация 2 и при этом, например, добавить фильтр на виды дел и периоды.

Дополнительно, в конфигурации содержатся отчеты: Ежемесячный акт менеджера, информация по делу, контактная информация по клиентам, отказы с настройками, отчет о проделанной работе, отчет по двойному взысканию, отчет по скачанным накладным, протокол юриста, сведения о заключенных договорах, статистика по клиентам, статистика по юристам, учет поданных требований.